Jouw privacy

vzw Muzikamp hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van haar deelnemers, ouders, voogden en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, op welke rechtsgrond dit gebeurt, hoe lang wij de gegevens bewaren, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten betrokkenen daarbij hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door vzw Muzikamp, ondernemingsnummer BE 0430.907.850, gevestigd te Oude Liersebaan 39, 2800 Mechelen, België.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via contact@muzikamp.be.

vzw Muzikamp is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verwerkt.

Laatst bijgewerkt: september 2026

Deze privacyverklaring geldt voor deelnemers aan kampen en andere activiteiten van vzw Muzikamp, ouders, voogden en andere wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige deelnemers, personen die een deelnemer inschrijven, opgegeven contact- en noodpersonen, gebruikers van een account op onze website, gebruikers van onze beveiligde fotoalbums en personen die via onze website of op een andere manier contact opnemen met vzw Muzikamp.

Een belangrijk deel van onze deelnemers is minderjarig. Wanneer een deelnemer minderjarig is, worden persoonsgegevens in beginsel verstrekt door of met tussenkomst van een ouder, voogd of andere wettelijk bevoegde vertegenwoordiger.

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten waarvan gebruik wordt gemaakt.

Voor een inschrijving en de organisatie van een kamp kunnen wij onder meer identificatiegegevens verwerken, zoals naam, voornaam, geboortedatum en eventueel geboorteplaats, evenals contactgegevens zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer.

Bij minderjarige deelnemers verwerken wij eveneens gegevens van ouders, voogden en opgegeven contact- of noodpersonen.

Wij verwerken daarnaast gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de deelname, zoals het gekozen kamp, instrument of zang, muzikale ervaring en niveau, informatie over muzikale opleiding, gekozen lessen of activiteiten en andere praktische of pedagogische informatie die nodig is om het kamp te organiseren.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van een account op onze website verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om dat account te beheren en om inschrijvingen, deelnemers, bestellingen, medische fiches, fotoalbums en andere diensten aan het juiste account te koppelen.

Wachtwoorden worden niet door vzw Muzikamp in leesbare vorm opgeslagen.

Voor bestellingen en betalingen verwerken wij onder meer gegevens over de bestelling, deelnameprijs, betaalstatus, betalingsreferenties en eventuele facturatiegegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

De meeste persoonsgegevens die bij een inschrijving worden verzameld, zijn noodzakelijk om de overeenkomst met de inschrijver uit te voeren of om op verzoek van de inschrijver stappen te nemen vóór het sluiten van die overeenkomst. Zonder bijvoorbeeld identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens over het gekozen kamp en noodzakelijke informatie voor de organisatie kunnen wij een deelname niet verwerken.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld op boekhoudkundig, fiscaal of verzekeringsrechtelijk gebied.

Bepaalde verwerkingen kunnen gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van vzw Muzikamp, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze website, het voorkomen van misbruik, foutopsporing, het behandelen van klachten en incidenten en het beschermen of verdedigen van onze rechten. Daarbij houden wij steeds rekening met de rechten en belangen van de betrokken personen.

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, wordt die toestemming afzonderlijk gevraagd.

Voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, gelden bijkomende voorwaarden onder artikel 9 AVG. De gewone rechtsgrond van uitvoering van een overeenkomst is daarvoor op zichzelf niet voldoende.

Om deelnemers tijdens onze kampen veilig en verantwoord te kunnen begeleiden, vraagt vzw Muzikamp vóór het kamp bepaalde medische en praktische informatie op.

Hiervoor gebruiken wij een eigen beveiligde toepassing voor medische fiches, die geïntegreerd is in onze website.

Afhankelijk van de situatie kan de medische fiche informatie bevatten over allergieën, medicatie, medische aandoeningen of aandachtspunten, voedingsvereisten die verband houden met gezondheid of veiligheid, informatie die in een medische noodsituatie relevant kan zijn en andere omstandigheden waarmee de begeleiding tijdens het kamp redelijkerwijze rekening moet houden.

Wij vragen uitsluitend gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor een veilige en verantwoorde begeleiding van de deelnemer. Gezondheidsgegevens behoren tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens en genieten daarom een verhoogde bescherming onder de AVG. Gegevensbeschermingsautoriteit

Voor de verwerking van de gezondheidsgegevens in de medische fiche vraagt vzw Muzikamp uitdrukkelijke toestemming voor het specifieke doel van de veilige organisatie en begeleiding van de deelnemer tijdens het betrokken kamp.

Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd en wordt niet gecombineerd met toestemming voor bijvoorbeeld foto’s, marketing of andere doeleinden. vzw Muzikamp moet bovendien kunnen aantonen dat toestemming werd gegeven. Gegevensbeschermingsautoriteit

De medische gegevens worden niet gebruikt voor reclame, promotie of andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met de veilige organisatie en begeleiding van het kamp.

Voor een residentieel kamp moet vzw Muzikamp over voldoende relevante informatie beschikken om een deelnemer veilig en verantwoord te kunnen begeleiden.

Het volledig invullen van de medische fiche en het beantwoorden van de relevante vragen maken daarom deel uit van de deelnamevoorwaarden.

Dit betekent niet dat deelnemers verplicht zijn onnodige medische details te verstrekken. Wanneer voor een bepaalde vraag geen medische bijzonderheden bestaan, moet dit eenvoudig kunnen worden aangegeven, bijvoorbeeld als “geen bijzonderheden” of “niet van toepassing”.

Wanneer geen toestemming wordt gegeven voor de verwerking van gezondheidsgegevens die objectief noodzakelijk zijn voor de veilige begeleiding, of wanneer noodzakelijke informatie niet wordt verstrekt, kan vzw Muzikamp redelijkerwijze niet altijd instaan voor een veilige deelname. In dat geval kan deelname aan het kamp worden geweigerd of stopgezet.

vzw Muzikamp vraagt daarbij geen gezondheidsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor dit doel. Ook wanneer verwerking op toestemming steunt, blijft het beginsel van gegevensminimalisatie gelden.

Medische gegevens worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben voor hun taak bij de organisatie, veiligheid of begeleiding van de deelnemer.

Niet iedere docent, vrijwilliger, medewerker of beheerder hoeft automatisch toegang te hebben tot de volledige medische fiche.

vzw Muzikamp past zoveel mogelijk het principe van minimale toegang toe. Waar mogelijk wordt alleen de informatie beschikbaar gesteld die een persoon voor zijn of haar taak nodig heeft.

In een medische noodsituatie kunnen relevante gegevens worden meegedeeld aan hulpdiensten, artsen of andere zorgverleners wanneer dit noodzakelijk is om de deelnemer te beschermen.

Een medische fiche heeft betrekking op één specifieke deelname aan een kamp.

De medische fiche wordt automatisch verwijderd 7 dagen na de einddatum van het betrokken kamp.

Medische fiches worden niet automatisch hergebruikt voor een volgend kamp. Bij een volgende deelname wordt een nieuwe of geactualiseerde medische fiche gevraagd.

Wanneer bepaalde informatie noodzakelijk blijft wegens een ongeval, verzekeringsdossier, ernstig incident, klacht, geschil of wettelijke verplichting, kan uitsluitend de informatie die voor dat specifieke dossier noodzakelijk is langer worden bewaard. Deze informatie wordt dan niet langer als actieve medische fiche voor toekomstige kampen gebruikt.

Technische back-ups kunnen gedurende een beperkte periode nog gegevens bevatten die inmiddels uit het actieve systeem zijn verwijderd. Dergelijke back-ups worden uitsluitend gebruikt voor beveiliging en technisch herstel en niet om verwijderde medische gegevens opnieuw voor de normale werking te gebruiken.

Tijdens activiteiten van vzw Muzikamp kunnen foto’s en video-opnames worden gemaakt.

Wij maken daarbij onderscheid tussen algemene sfeerbeelden en gericht beeldmateriaal waarop één of meerdere deelnemers herkenbaar centraal in beeld worden gebracht.

Beeldmateriaal kan onder meer worden gebruikt voor verslaggeving over een kamp, beveiligde fotoalbums, onze website, sociale media, brochures, affiches en andere communicatie over de werking van vzw Muzikamp.

Waar toestemming vereist is voor het maken, gebruiken of publiceren van herkenbaar beeldmateriaal, wordt deze toestemming afzonderlijk gevraagd.

Toestemming voor het openbaar of promotioneel gebruik van foto’s en video’s is geen voorwaarde voor deelname aan een kamp.

Toestemming voor beeldmateriaal staat los van de medische fiche en van de algemene deelnamevoorwaarden.

De keuze rond beeldmateriaal kan langer worden bewaard dan de medische gegevens, zodat vzw Muzikamp ook bij latere deelnames rekening kan houden met de opgegeven voorkeur.

Wanneer een deelnemer, ouder of voogd een foto of video aantreft waarvan hij of zij meent dat deze niet gepubliceerd mocht worden, kan dit worden gemeld via contact@muzikamp.be of via een daarvoor beschikbaar gestelde meldfunctie op de website.

vzw Muzikamp onderzoekt dergelijke meldingen en verwijdert of beperkt het gebruik van beeldmateriaal wanneer daarvoor aanleiding bestaat.

vzw Muzikamp kan foto’s van een kamp beschikbaar stellen via beveiligde fotoalbums op de website.

De toegang tot dergelijke fotoalbums wordt beperkt tot personen die daarvoor bevoegd zijn, bijvoorbeeld doordat hun account gekoppeld is aan een geldige inschrijving voor het betreffende kamp.

Het feit dat een foto in een beveiligd album beschikbaar is, betekent niet dat deze zonder beperking openbaar mag worden gepubliceerd of voor andere doeleinden mag worden gebruikt.

Wij vragen gebruikers rekening te houden met de privacy en het recht op afbeelding van andere deelnemers.

Wanneer de website een mogelijkheid aanbiedt om een foto te rapporteren, kunnen bevoegde gebruikers een foto ter beoordeling aan vzw Muzikamp melden. vzw Muzikamp kan het betreffende beeld vervolgens verwijderen of ontoegankelijk maken.

Omdat een groot deel van onze deelnemers minderjarig is, besteden wij bijzondere aandacht aan de bescherming van hun persoonsgegevens.

De inschrijving van een minderjarige gebeurt door of met toestemming van een ouder, voogd of andere wettelijk bevoegde vertegenwoordiger.

Waar voor een specifieke gegevensverwerking toestemming vereist is, houden wij rekening met de leeftijd en het onderscheidingsvermogen van de minderjarige en met de toepasselijke wettelijke regels.

Wij streven ernaar informatie over privacy en persoonsgegevens ook voor jongeren op een duidelijke en begrijpelijke manier aan te bieden.

Voor online betalingen maakt vzw Muzikamp gebruik van Mollie.

Bij het uitvoeren van een betaling worden bepaalde persoonsgegevens en betalingsgegevens aan Mollie doorgegeven. Welke gegevens dit precies zijn, hangt onder meer af van de gekozen betaalmethode.

Het kan bijvoorbeeld gaan om identificatiegegevens, het betaalbedrag, een betalingsreferentie, de betaalstatus en informatie die noodzakelijk is om de gekozen betaalmethode uit te voeren.

vzw Muzikamp ontvangt niet noodzakelijk alle gegevens van het gebruikte betaalmiddel.

Mollie kan bepaalde gegevens eveneens voor eigen doeleinden verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering en beveiliging van haar betalingsdiensten, fraudepreventie of de naleving van wettelijke verplichtingen.

De website en eigen webtoepassingen van vzw Muzikamp worden gehost bij Easyhost in België.

Wanneer onze website wordt bezocht of een account wordt gebruikt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, datum en tijd van toegang, technische logs en beveiligingsinformatie.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor het correct functioneren en beveiligen van de website, foutopsporing, het voorkomen van misbruik en het onderzoeken van mogelijke beveiligingsincidenten.

vzw Muzikamp neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, vernietiging, wijziging, bekendmaking en ander misbruik.

Bij de keuze van beveiligingsmaatregelen houden wij rekening met de aard en gevoeligheid van de gegevens. Voor gezondheidsgegevens worden daarom strengere toegangs- en beveiligingsmaatregelen toegepast.

vzw Muzikamp gebruikt Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de werking en gebruiksvriendelijkheid ervan te verbeteren.

Daarmee kunnen wij bijvoorbeeld analyseren welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers op onze website terechtkomen en hoe bezoekers door de website navigeren.

Google Analytics en andere niet-noodzakelijke trackingtechnologieën worden alleen gebruikt nadat daarvoor, wanneer wettelijk vereist, toestemming is verkregen via de cookie-instellingen van de website.

Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de basisfunctionaliteit van de website en de mogelijkheid om zich voor een kamp in te schrijven niet verhinderen.

Een eerder gemaakte cookiekeuze moet opnieuw kunnen worden gewijzigd of ingetrokken via de cookie-instellingen van de website.

vzw Muzikamp gebruikt momenteel geen externe nieuwsbrief- of e-mailmarketingdienst.

E-mail wordt hoofdzakelijk gebruikt voor communicatie die rechtstreeks verband houdt met onze werking, zoals inschrijvingsbevestigingen, betalingsinformatie, praktische kampinformatie, herinneringen rond medische fiches, vragen, ondersteuning en andere organisatorische communicatie.

Medische gegevens zelf worden zoveel mogelijk binnen de beveiligde medische toepassing gehouden en worden niet onnodig via gewone e-mail verspreid.

Wanneer vzw Muzikamp in de toekomst elektronische promotionele communicatie zou verzenden waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, zal daarvoor afzonderlijk toestemming worden gevraagd.

vzw Muzikamp verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor onze werking, het uitvoeren van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een ander rechtmatig doel.

Dit kan onder meer betrekking hebben op bevoegde bestuursleden en medewerkers van vzw Muzikamp, kampleiding, docenten en begeleiders voor zover zij bepaalde gegevens voor hun taak nodig hebben, Easyhost voor hosting en technische infrastructuur, Mollie voor online betalingen, Google voor Google Analytics, kampplaatsen en praktische dienstverleners, boekhoudkundige dienstverleners, verzekeringsmaatschappijen, medische hulpdiensten, zorgverleners en bevoegde overheidsinstanties.

Medische informatie wordt niet standaard met al deze partijen gedeeld. Toegang tot gezondheidsgegevens wordt afzonderlijk beperkt volgens de noodzaak voor de veiligheid en begeleiding van de deelnemer.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens vzw Muzikamp verwerkt, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en beveiliging.

Onze website en eigen webtoepassingen worden in België gehost.

Bij het gebruik van bepaalde internationale dienstverleners, waaronder diensten van Google, kan verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, maakt vzw Muzikamp gebruik van een volgens de AVG toegelaten mechanisme voor internationale doorgifte, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen.

vzw Muzikamp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of om een andere rechtmatige reden noodzakelijk is.

Medische fiches worden automatisch verwijderd 7 dagen na afloop van het betreffende kamp, behoudens de eerder beschreven uitzonderingen voor specifieke dossiers.

Fotovoorkeuren en toestemmingen kunnen langer worden bewaard zodat wij de gemaakte keuze ook bij toekomstige deelnames kunnen respecteren. Zij kunnen steeds worden aangepast of ingetrokken voor toekomstig gebruik.

Inschrijvings- en deelnemersgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de organisatie en administratieve opvolging van de deelname en gedurende de eventuele toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Bestel-, facturatie-, betalings- en boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen te voldoen.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is of noodzakelijk blijft voor onze dienstverlening en administratie. Het verwijderen van een account betekent niet automatisch dat gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht bestaat eveneens mogen worden verwijderd.

Foto’s en video’s worden bewaard zolang zij redelijkerwijze noodzakelijk of nuttig zijn voor het rechtmatige doel waarvoor zij werden verzameld en gebruikt.

Technische en beveiligingslogs worden alleen bewaard zolang zij noodzakelijk zijn voor beveiliging, foutopsporing en de behandeling van incidenten.

Binnen de voorwaarden van de AVG heeft iedere betrokkene verschillende rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens.

U kunt onder meer vragen welke persoonsgegevens wij verwerken, deze gegevens inzien, onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen.

In bepaalde gevallen kunt u vragen persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken. U kunt onder bepaalde voorwaarden bezwaar maken tegen een verwerking en u kunt, wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld, het recht hebben bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Het intrekken moet even eenvoudig mogelijk zijn als het geven van toestemming. Gegevensbeschermingsautoriteit

Deze rechten zijn niet absoluut. Een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld betekenen dat bepaalde gegevens niet onmiddellijk kunnen worden verwijderd.

Wanneer toestemming voor de verwerking van noodzakelijke gezondheidsgegevens wordt ingetrokken terwijl een toekomstige of lopende deelname nog moet worden begeleid, stopt vzw Muzikamp de verwerking voor zover dit wettelijk vereist is. Wanneer daardoor niet langer een veilige en verantwoorde begeleiding mogelijk is, kan de deelnemer mogelijk niet verder deelnemen aan het kamp.

Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden gericht aan contact@muzikamp.be.

Om persoonsgegevens te beschermen kan vzw Muzikamp vragen om voldoende informatie om de identiteit en, bij minderjarigen, de bevoegdheid van de aanvrager te controleren.

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de manier waarop vzw Muzikamp persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u eerst contact met ons opnemen via contact@muzikamp.be.

Wij proberen vragen of problemen bij voorkeur rechtstreeks in overleg op te lossen.

U hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

De werking van vzw Muzikamp, onze website, technische systemen en gebruikte dienstverleners kunnen veranderen. Ook de toepasselijke wet- en regelgeving kan worden aangepast.

vzw Muzikamp kan deze privacyverklaring daarom van tijd tot tijd wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

Wanneer een wijziging een belangrijke invloed heeft op de manier waarop reeds verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt, informeren wij de betrokken personen daarover wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

vzw Muzikamp
Ondernemingsnummer: BE 0430.907.850
Oude Liersebaan 39
2800 Mechelen
België

E-mail: contact@muzikamp.be
Website: www.muzikamp.be